Jak uczynić spotkania 1:1 bardziej produktywnymi i satysfakcjonującymi?

Spotkania indywidualne z szefem to często spory stres dla wielu pracowników. Czasami wydają się być mało produktywne, a często kończą się w pośpiechu, bez rozwiązania ważnych spraw.
Jak można uczynić te spotkania bardziej wartościowymi i efektywnymi dla obu stron?
Oto kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc:

Przygotuj się z wyprzedzeniem: zarówno manager, jak i pracownik powinni przygotować się
do spotkania z góry. Ustalenie agendy i przemyślenie ważnych tematów do omówienia pomoże w skuteczniejszym wykorzystaniu czasu podczas spotkania.

Ustal cel spotkania: zanim rozpoczniecie spotkanie, zastanówcie się, jaki jest główny cel tego spotkania. Czy chcecie omówić postępy w realizacji celów, rozwiązać konkretne problemy czy też podzielić się pomysłami na przyszłość?

Bądź otwarty na dialog: zarówno manager, jak i pracownik powinni być gotowi do otwartej dyskusji i dialogu. Ważne jest, aby obie strony miały możliwość wyrażenia swoich myśli, obaw i sugestii.

Zadawaj pytania: nie wahaj się zadawać pytań! To świetny sposób na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań drugiej strony. Pytania pomagają również w identyfikacji potencjalnych problemów i poszukiwaniu rozwiązań.

Podzielcie się pozytywnymi informacjami: nie zapominajcie o pozytywnych aspektach pracy. Podzielcie się z sobą sukcesami i osiągnięciami. To buduje pozytywną atmosferę i motywuje do dalszej pracy.

Bądźcie elastyczni: spotkania 1:1 nie zawsze muszą być formalne. Jeśli widzicie, że dyskusja zboczyła na inny temat, bądźcie elastyczni i pozwólcie sobie na swobodną rozmowę. To może przynieść niespodziewane korzyści.

Opracujcie plan działań: na zakończenie spotkania sprecyzujcie konkretne kroki, które każda ze stron podejmie po spotkaniu. To pozwoli uniknąć zamieszania i zapewni realizację ustalonych celów.

Poniżej 3 przykłady rozmów 1:1, „z życia wziętych”.

Rozmowa o problemach w pracy:

Monika (pracownica) i Adam (manager).

Adam: Monika, zauważyłem, że ostatnio nieco spada jakość twojej pracy. Czy możemy o tym porozmawiać?

Monika: Tak, Adam, też zauważyłam te problemy. Mam wiele na głowie i czasami trudno mi nadążyć.

Adam: Rozumiem, że masz dużo obowiązków. Czy mogę ci w czymś pomóc, abyś mogła lepiej zorganizować swoją pracę?

Monika: To miło z twojej strony. Byłoby świetnie, gdybyśmy mogli razem przejrzeć moje obowiązki
i zastanowić się, co można zoptymalizować.

Adam: Jasne, możemy to zrobić. Wierzę, że razem znajdziemy rozwiązanie.

Rozmowa o konflikcie w zespole:

Kamil (pracownik) i Marta (manager)

Marta: Kamil, zauważyłam napięcie między tobą a Jackiem. Czy możemy o tym porozmawiać?

Kamil: Tak, Marta, to prawda, ostatnio między nami jest trochę spięć.

Marta: Rozumiem, że różnice mogą się zdarzać. Czy możemy spróbować znaleźć sposób na rozwiązanie tego problemu?

Kamil: Tak, myślę, że warto spróbować rozmowy i znalezienia wspólnego rozwiązania.

Marta: Zgadzam się. Mogę pomóc w mediacji, jeśli będziecie tego potrzebować.

Rozmowa o braku możliwości rozwoju:

Patryk (pracownik) i Natalia (manager)

Natalia: Patryk, zastanawiam się, czy wszystko jest w porządku. Zauważyłam, że ostatnio masz trochę obniżoną motywację.

Patryk: Tak, Natalia, szczerze mówiąc, czuję się trochę zniechęcony. Mam wrażenie, że brakuje mi możliwości rozwoju.

Natalia: Dziękuję, że to wyraziłeś. Chciałabym zobaczyć, co mogę zrobić, aby pomóc ci w znalezieniu nowych wyzwań i możliwości rozwoju. Może warto porozmawiać o twoich celach zawodowych i znaleźć sposób na ich osiągnięcie?

Patryk: To byłoby świetne. Cieszę się, że mogę na ciebie liczyć.

Podsumowując, otwarta i konstruktywna komunikacja w trakcie spotkań 1:1 może przynieść pozytywne rezultaty nawet w trudnych sytuacjach. Warto pamiętać, że rozmowy z szefem są okazją do wyrażenia swoich potrzeb i poszukiwania rozwiązań, które przyczynią się do osobistego i zawodowego rozwoju. Dlatego też warto aktywnie angażować się w te spotkania, starając się wyciągnąć jak najwięcej z tego cennego czasu przeznaczonego na dialog i wzajemne zrozumienie.

Jeśli potrzebujesz pomocy w takich sytuacjach – zgłoś się do nas. Nasi trenerzy sprostają każdemu wyzwaniu.
https://ideamind.pl/oferta/coaching-biznesowy/